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简洁的语法进行交谈”，读者也经常通过语法来理

解我们的信息。

如果你十分关注文章中所运用的语法，这就为你提供了改进你的语法的机会。读一本好的语法书，并

经常地倾听你的朋友、同事、电视台和广播电台主持人的讲话，注意他们是如何构造句子，如何使用动词

的。

坚持使用电脑的语法检查功能，直至你自信自己不会出错。阅读电脑上的解释，确信自己已经弄懂了。

然后让别人检查你的信、报告和备忘录，看能否找出语法上的错误。组织你的材料使用蜘蛛网法

蜘蛛网法是简单而又有用的技巧，可以有序地组织你的信息和思想，它能够帮助你防止遗漏、重复、

不切实际，以及突出你的重点内容。

要构成一个蜘蛛网：

步骤1：将你的论题放在中心，围绕它画图。

步骤2：注意你要达到的目的，没有明确的目标不可能写出清晰的文章。公文的一般目的是：为了分析

为了解释为了说明

为了讨论　为了建议为了呈送

为了询问　为了推荐为了评论

为了感谢　为了确认为了概要如果你文章的目的明确，你将能够把你的信息和想法有序地组合以适

合你的目的；如果文章的目的不止一个，把它们全部找出来。

如果你需要分几部分来完成你的报告，那么对每一部分制作一个蜘蛛网，每一部分有着不同的目的。

步骤3：头脑风暴，把你的所有信息都列出来。

如果使用相关的动词和名词，动词表示行为，他们提醒你要做什么，比如“询问的问题比问本身应该

更清晰”。

如果几种思想似乎都与主题相关，把每一种思想作为一个分支。

步骤4：检查一下你所构造的蜘蛛网，看看是否把所有的事情都包含进去了，去掉不必要的或重复的。

步骤5：你还需要收集、检查或开发哪些信息或数据，把它们突出出来。

检查一下还有什么需要添加进来的。使你的公文尽可能的简洁，越短越好，记住　KISS原则，使文章

短小精悍。

为你的思想排序

你的思想的次序是怎样的，一旦你的蜘蛛网构造成功，信息的排序是一件非常简单的事情，只需考虑

这篇文章让读者看起来富有逻辑，更有兴趣，更适合读者的口味。

步骤6：蜘蛛网上的每一支臂膀，都应表现出一定的顺序。引导你的读者一步一步地把握你的思想、信

息和结论，有许多方法可以实现这个目标：

时间：历史年代：过去→现在→未来。

空间：地理位置：中心点→外延，如：悉尼→郊区，或者墨尔本码头→整个澳大利亚。

因果过程：事实→原因→结果。

步骤顺序：如：原材料→制作阶段→产品。

原理：理论→实践，比如：文章的可读性→短词、短句、避免专业术语，去掉不必要的短语、重复、复

合句，减少句子的复杂性，包括一些短句子。

问题：解决的可能性，比如：超重→减肥节食，参加体育锻炼，参观健康农场。

比较和对照：例如：动作片与哑剧，草图与油画，紧急的与重要的。

次序：降序：由大到小，或升序：由小到大。建议：

事实→结论→建议：对于喜欢细节的读者应这样做。

结论→建议→事实或理由：适合于那�