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语和过渡词汇，使用复杂

的句子结构，过多的重复和修饰，而这些并不能使文章易于阅读和理解。

长句令人厌烦，它们阻塞了对你文章所提供的信息的阅读和理解或按其指令行动的可能性。短句有助

于将我们的思想分类，使每一要点清晰，也便于读者比较容易地把握我们的思想。短句不会使文章过分简

单化，反而会使读者容易阅读和理解，它们会增添你的备忘录、信件或报告的可行性。

幸好长句是相当容易矫正的，有三种方法可使长句变为短句：

其一，删去不必要的词汇（我们经常发现不必要的词汇、华丽的短语和过多重复）。

其二，去掉复合句的连接词，使之成为两个简单句。

其三，通过去掉过多的修饰辞减少句子的复杂性（比如：“无论如何”，“除此之外”等等）。

使用由一到十个字组成的短句

现在我们来缩减你句子的平均长度，使文章更有可读性，这样做可能会使你的文章增加一些跳跃性和

活力，使文章更有吸引力和说服力。

你无法控制文章主题的复杂性，但是你可以控制你所写的文章的复杂性。在文章中你可以选择那些最

简洁的词汇，便于阅读；你可以选择短词和短句，这样使比较复杂的主题容易理解。

去掉不必要的短语

许多不必要的短语混在公文中，这些多余的词汇花费读者很多的精力，既增加了句子的长度又增添了

阅读的困难。

去掉过多的重复

重复是不必要的反复，这种重复是如此普遍以至于我们几乎很少认识到，它们一遍又一遍的重复，而

没有附加任何新的信息。比如：“铅心的笔”、“全面完全的”等等。这些词语增加了句子的长度，增添

了阅读的困难。

分离复合句

我们经常要把两个句子合成一个句子，当两个句子含有一种意思且只含有一种意思并且它只有一个主

语和一个动词时。

对于上面那段话，可以改写成：

我们经常把两个句子合成一个句子，这个句子含有惟一的意思。它只有一个主语和一个动词。

减少复杂句型

减少句子的复杂结构可以使你的文章更容易看懂，使读者抓住你的思想，使你的文章更有效果。像上

面的句子可以改写为：

为了便于读者抓住你的中心思想，减少句子的复杂性，这样改写效果会更好。

不要过度松散

在适当修饰与随意拖长、漫谈式的文章之间是有区别的，后者是由于我们头脑的高速运转，随想随写，

而在我们意识到这点以前，我们的文章写得又长、又复杂，又松散。

“像这类的问题我们已经经历过几次了”，当你写到这句话时，你的脑海里浮现出很多的往事，这些

事情足以使你要扩充并解释你的这句话。于是，你又写到“在许多场合我们讨论过这个问题，不幸的是以

往的努力都是徒劳无益的。但是，现在我们还要努力去试一下，我还是要建议……”试着去掉这类的词

汇：“因为”、“因此”、“不论如何”、“所以”，用句号把句子分开，使每个句子相对独立。

不要冗长乏味，也不要居高临下地责备对方

你是否收到过包含这些短语的信？

按照你的要求……

首先感谢你的配合……

请你相信我们一直非常关注……

我们要求密封后返回……

我们的办公室已经收到你的会晤约定……使用这些短语的人可能认为这样听起来很正式，但实际上它

们是非正式的。华而不实的短语增加了词汇却减少了可读性。

从中我们可以学到什么？应当像说话那样写作，而不是相反。把你写的东西大声读出来，如果听起来

矫揉造作，就修改它。

第七部分　书面沟通

文字叙述要有说服力

无论你怎样表述，惟一的宗旨是要使读者理解你的信息并照着去做。这一节我们将介绍更多的方法来

提高你的文章的可读性和说服力。

语法

语法是重要的。事实上，公文的一个定义就是“以