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善你的写作技巧，选二三个备忘录、报告或你写好的信件与下面两节的指导大纲进行比较，然

后选出一二个按照大纲重新写。

人们都很忙

人们没有时间反复阅读文件、合同以达到充分理解，通常他们选择一些内容来阅读，然后理解它，并

按此规定行动，然后又继续做下一步工作。如果你的文章又长又复杂，并且使用很多长词、偏僻的专业术

语和华丽的短语，人们会对读你的文章感到厌倦；如果你不能清晰地陈述你的目的，如果你的主要观点不

突出、不明确，如果你的思想缺乏组织、缺乏吸引力，你将会浪费人们很多时间去理解它们。这些都将极

大地降低人们的阅读兴趣，减少按你所说的去做的机会。

事实上有效的写作有三个要点：

1。　必须容易阅读。

2。　必须容易理解。

3。必须能够说服读者。

如果你能使用较短的词汇、较短的句子，你的写作是成功的。

谨慎地选用你的词汇

使用短词

许多人认为较长的词汇会含有较复杂的含义，而简单的词汇含义简单，因而他们的文章不必要地堆砌

词藻，这样使读者读起来很困难。当然有些短词意思确实简单。比如：猫、帽子、坐。而另外一些短词却

不尽然，比如：真理，爱情，灵魂。简单的语言并不一定主题简单，使用短词写作，也不会使你的文章过

分简单，反而会增加它们的可读性。

要尽量选择短词，少选择长词，所谓短词是指那些少于三个音节的词汇，但有三种例外：

1。大写词汇，如：澳大利亚（Australian），一月（January），星期六（Saturday）。

2。由短词合成的词，如：簿记员（book　keeper），尽管（nevertheless），每个人（everybody）。

3。以es或ed构成的三音节词汇，如：承认（confesses），消化（digested），资源（resources）。

还要注意以　ing结尾的长词。它们可能具有三个以上的音节，使读者感到阅读起来困难，因为它们需

要一个视觉过程。选择那些表达最精确、最经济、你的读者最熟悉的词汇，这些词汇也许是你在面对面交

谈时使用的词汇。

这并非一成不变的准则，一些短词不便于阅读，你要学会取舍。

何时使用长词

尽管我们说使用短词会方便读者，但是文章中还是会大量运用长词。这些长词有些是必需的，但有些

只会难为读者。如果要用事物的名称或技术词汇，可以使用长词。如果是为了更加精确地表述你想说的事

情，可以使用长词。但它应是唯一的或具有特殊描述性的词汇，或者可以附加额外的意思。

如果使用长词可以节省你所使用的短词，比如“unemployment”（失业）一词是经济学中的词汇，它

节省了几个短词“它表示没有工作”。如果使用的长词是广大读者更加熟悉的，比使用短词更有效果，那

么使用长词。

在你认为长词可能会给读者带来麻烦时，不要使用长词，大多数人在他们繁忙时是不情愿查词典的。

不要削减所有的长词，仅仅削减那些不必要的词汇，使用那些最能表达你的意思的词汇，那些使读者

感到更加亲切熟悉的词汇，运用那些经济的但是具有丰富涵义的词汇。如果可以使用“city（都市，城

市）”，我绝不使用“metropolis（主要都市，大城市）”。

马克。吐温（1835…1910），美国幽默家、作家。

第七部分　书面沟通

简单明了

避免专业词汇和“噪音词汇”

对大多数读者来说，专业词汇会使文章难以理解；同样地，使用流行的“噪音词汇”也不会使人们分

享其所拥有的涵义。如果你想使用专业词汇或“噪音词汇”，你要确认你的读者能够理解你所使用的词汇

的涵义。

使用短句

许多人把词藻的堆积等同于文章的重要性，他们在文章中填充大量华丽的短