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把你想让收信人了解或去做的事情放在头三行。接着阐释原因。你是否有问题要问或者需

要索取一些信息呢？也放在前三行。是否有一个你想让收信人清楚的时间或最后期限呢？放在前三行。你

是否要提供一些信息、建议或指导呢？放在前三行。你是否要提供一个机会或邀请呢？还是要放在前三行。

把你最重要的信息放在开头，这样可以防止收信人没有时间读完全部内容而错过。

如果你有不止一个题目的　Email需要发送，可以把每个题目单独发送一封Email，这样使收信人更方

便地区分轻重缓急并归类。

如果Email或者传真不止发送给一个人，一定要写清楚：谁，需要做什么，在什么时间。可以采用这

样的方式：群发给需要负责做某事情的人，抄送给仅仅需要了解信息的人。

第七部分　书面沟通

进行成功沟通

正如别的书信交流一样，我们把传真和　Email搞得越有吸引力，它们被读到的可能性就越大。对于多

数　Email和传真，这意味着：

每段大约6行。

段落之间空　1行。

使用数字序号。

使用小标题把更长的信息分开。

关键部分要标示出来。

留出一些空白。

这些简单的技巧会使你的信息看起来更具可读性。

有吸引力

清晰简洁的语句有助于确保　Email和传真被对方阅读。另一个使它们有吸引力的办法是：

确定对收信人有好处——你的信息可以满足他的需要。

使用第二人称——用“你”这个称谓。

哪怕你同时写给几个人，也要用第二人称，可以使你的信息看起来不至于像一篇演说。

迅速

除非公共性的Email，大多数人总是希望在　48小时内得到回应。如果我们没有时间完全回复，至少我

们可以简单地告诉对方我们已经收到了信息，并且正在处理，然后说我们将会详细回复。

如果你在度假，可以考虑把你的邮箱设置为自动回复，这样如果你收到的邮件短期内不能回复，而对

方又在期待你的回复时，可以避免误解。

整理清楚

传真件可能因堆积得乱七八糟而造成丢失，Email的往来也可能会把硬盘弄乱，使信息难以接受。这

里介绍一些整理传真和　Email的小技巧：传真　Email

把不想要的传真扔掉删除不想要的信息（并定期清空垃圾箱）

把准备日后查阅或记录的传真　把你想以后查阅的信息归为一类

归为一类把那些你准备以后处理或回复的

按需要尽早回复悬而未决的传真　邮件打印出来或放在电脑文件夹里

立即回复其余的传真　立即回复其余的邮件

定期检查你的发件箱和标题文件夹，删除掉那些不需要的和过期的信息尊重隐私，节省时间

为什么没什么人喜欢点击“全部回复”的按钮回复邮件呢？除非一个人的熟人圈子非常狭小，每个人

与别人的兴趣都非常接近。否则，不可能地址栏里的每个人都会对地址栏里的其他人的爱好感兴趣！不要

用这样的方式浪费人们的时间。

你的Email应当包含多少细节呢？在任何一次交流开始前，首先要思考对方