人力资源全年工作计划表
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第3部分(第2/4 页)

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么益处?

软件采购的总花费是多少?

企业要花多长时间才能收回软件的投资?

员工因学习使用新软件而不能正常工作或造成工作效率降低的状况,你估计会有多久?

新的系统和企业目前运行的软硬件能兼容吗?或者整个系统是否需要全面升级?

成为有头脑的买家

为了作出一个明智的HRIS采购决策,你不必非得先成为一个电脑程序员。但是如果企业正在策划一项重要的软件采购,你应该至少有个全盘的概念,各个软件的用途都是什么、软件与软件之间的特性的区别以及软件厂商之间的区别。

互联网为我们提供一个非常有用的平台,你可以从上面找到大量的软件产品的信息。有两个网站值得你研究,人力资源管理协会(?shrm?org)和hrVillage(?hrVillage?)。这两个网站都包含了HRIS的有用信息、各种软件厂商的资料和关于如何成功地实施HRIS的指导建议。还包含一些商业领域的白皮书,这是一种有关讨论影响某个特定行业主要问题的报告,企业通过白皮书向顾客普及知识,或给其他的股东提供参考。

没有什么秘密配方能确保你的采购决策一定能如你所愿。但是,下面的建议会将形势转向有利于你的一方。

不要独自一人做最终的决策(或是分配给管理信息系统部门),而是建立一个跨部门的团队,群策群力,共同决定——这样的团队由5~6人组成,各自代表企业内部的不同方面(IT员工、部门经理、最终用户等),他们有时间并愿意参与决策的过程。这种类型的团队在调研和分析系统的兼容性和实施方面很有帮助。

尽可能找到所有你认为用得上的软件厂商:这些厂商进入业界有多久了?行业经验如何(你肯定不想从一家只有6个月左右历史的厂商那里采购软件),在研发方面他们的努力的程度如何,当你需要技术支持时他们的敬业程度如何?

由于软件功能对于企业来说是最重要的,对于你正在斟酌甄选的软件,坚持要求所有愿意供货的厂商演示他们软件的具体功能。厂商应该有能力进行案例分析或试运行演示他们的产品,以证明他们的产品可以帮助你解决企业的具体需求。

具体咨询厂商有关产品开发的问题。特别是要确认一下厂商的研发团队是否包括某些方面的技术人员,这些人员对你的企业最关心的软件功能要非常熟悉。

如果IT投资耗资巨大,而你对软件又很感兴趣,向厂商索取目前在用软件的客户姓名和电话号码,至少要5家,你需要了解软件的实际使用状况。当你和这些客户交谈时,向他们咨询厂商没有提供的其他客户名单。

你的整个战略计划中还要包括激励的措施,让最终的使用者对准备上线的系统感到兴奋和期待。要事先了解哪些人对软件还有抵触情绪。在系统上线前开展培训计划。

HR软件:产品特性清单

如果你看中两家以上的软件产品,需要将软件的特性一项一项进行对比时,你应当着重考虑两个方面:要对哪些特性进行对比,这个特性对于企业的重要性如何。下面列出的是一些通用的特性,在比较软件时经常会用到。你可以根据企业的实际需求,决定每个特性的重要程度。

服务响应时间(用户要花多长时间才能接入系统,特别是访问的高峰时段?)

搜索的范围

报告和审计的功能

外网和局域网的兼容性

扫描和OCR功能

安全性和自助功能(员工是否可以在不妨碍系统安全的情况下自行更新系统?)

灵活性(系统可否在不同的环境——局域网或独立运行?)

使用方便

从电话簿、网站和出版物中,你可以找到大量有关HR软件的信息:

先进人事系统(?hrcensus?):一个在线的黄页,由厂商提供资料,介绍大部分类型的HR系统的客观信息,这个网站一般会对来自1 500家厂商的2 500种软件进行评测。

国际人力资源信息管理系统协会的电子杂志(?ihrim?org/resources):一年六期,为PDF格式,内容包括对时下文章和书籍的评论,它主要面向企业的HR或IT方面的高层管理人员。虽然它主要是面对非常大的企业(年收入为10亿美元或以上),小企业也通过研究大企业的做法,进行效仿,推行对本企业有利的制度

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