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第4部分(第4/4 页)

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是做好事情,而且这个原则不会改变,他们会接受这个原则继续生活。最艰难的时刻就过去了。不要做愚蠢的事情,否则你也会成为傻子。

你有义务让身边的人变得有效率。其他人都不会为你这么做。下面是一些建议:

1.假设大多数情况都不是紧急情况,你可以要求人们按以下方式交流,先后次序为:电子邮件、电话、会面。如果有人建议会面,可以要求对方先发一封电子邮件,必要时可以再通一次电话。拒绝时可以用其他紧急事务作为借口。

2.尽可能使用电子邮件回复语音信箱。这会让人们的描述更为简洁。帮助他们养成这样的习惯。

和电话的问候语一样,电子邮件的联系也应有一定的方式来防止无谓的来回纠缠。因此,一封“我们能下午4点会面吗?”的邮件可以换成“我们能在下午4点会面吗?如果可以……如果不可以,那么,请您给出三个方便的时间”。

你查阅电子邮件的次数越少,这种“如果……那么”的句型就越重要。因为我每周只查阅一次电子邮件,我发出去的邮件,可不希望7天后得到仅仅是对“如果”的回答或者其他信息。比如,如果我怀疑一个生产订单还没有到货,我会给我的货运经理发这样一封邮件:“亲爱的苏珊……新的生产订单到货了吗?如果到了,请通知我……如果还没到,请联系约翰,电话号码88888888,或者电子邮件地址john@(这封邮件也抄送给约翰),并请确认到货日期。约翰,如果货运方面有任何问题,请和苏珊直接协调,她的联系电话是66666666,她有权代表我做500美元额度的决定。如果有紧急情况,请打我的手机,不过我非常信任您二位的能力。谢谢。”这就避免了大多数随之而来的问题,避免了两次分别对话,而且把我拉出了解决问题的圈子。

养成习惯,在电子邮件中提出问题的同时给出“如果……那么”的

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