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,不至于因自己工作的延误而耽误部门的、下属的、同事的、上司的工作,使整个部门陷入恶性循环。
案例
法国的拿破仑皇帝是很多人崇拜的英雄,他有一句名言,叫做“替才能开路”。这样的思想使得众多的人才云集他的麾下,成就了他的千秋功业。范·弗利辛根是欧洲最富有的人之一,他拥有SHV控股公司。SHV公司总部在荷兰,经营能源和消费品,1995年的销售额为110亿美元,收入为亿美元。在过去的几年里,由于范·弗利辛根新的用人方式,公司的这两个数字都增加了9倍,现在公司的收入估计为30亿美元。范·弗利辛根的成功就在于,他懂得授权他人。他的用人观念是:相信“时势造英雄”——给属下造势,他们会发挥巨大能量,成为真正的英雄。在他看来,给下属一些权力,就会得到回报,给他们承担的责任很多,他们就会展翅飞翔。
点评:适当的授权是成功的一半,一个不论事无巨细都要亲自过问而不懂得授权的人,永远也做不了大事情。
(3)抗干扰管理
有效的管理者总是能“善待”好电话、手机、E…mail,能有效运用他们,但又不会让它们轻易干扰自己的工作,更不会成为它们的“奴隶”特别是自己在开会、在写方案等时,不会让其干扰会场、打断思路。
(4)会议与报告管理
有效的管理者能善于利用会议与工作报告来布置工作、了解情况,并且从来不开无效会议和看无效报告。开会前,他们能做好会前准备;开会时,他们能控制会议时间、进程、气氛,他们能得出结论:什么问题、怎么解决、由谁负责、什么时候完成;会后会进行跟踪或要求及时回馈问题与情况。有效的管理者会要求所有报告与表报文件都应简洁明了(易看)、清楚准确(可信)、生动形象(易记)。
(5)备忘录
有效的管理者会随身携带一本轻便的备忘录,随时把看到、听到、想到、接到的问题记录下来,然后依轻重急缓编排到工作日程里面去,从而总是把工作做得井井有条、疏而不漏。
(6)记忆系统
有效的管理者能把自己的工作场所、文件资料、电子文件整理得井井有条,随时可以快速取出;能把自己的经验、灵感、心得随时写到活页文件夹中归类保存,随时提取参考。
(7)助理或秘书的运用
有效的管理者能充分运用好自己的助手去进行工作跟踪、专案调查、工作稽查、收集整理信息、传达信息指令、文件资料整理等。
(8)检查清单
有效的管理者会针对重复性的规律性的工作设计一份份程序清单,到再次做这件事时,则拿出清单“按部就班”,从而提高工作效率与效果。如:出差时用品清单,招聘时事项清单,现场巡查时检查清单等。
因此,我们可以得出这样一个公式:有效的工作方式=时间日程管理+优先顺序管理+授权与任务管理+意外干扰管理+会议管理+报告管理+备忘录管理+检查清单管理+记忆系统管理+助手运用管理+……一切聪明有效的工作方式。
2 如何管好下属
管理者必须管人,否则不成为真正的管理者。管人是件困难的事情,如果采用人盯人的方法你只能管一个人。其实,管人也可以很简单,那就是用岗位、任务、目标、预算、责任管人。
首先是给每一个人一个合适的岗位,明确相关工作内容或任务;同时,清楚告知所要求的目标效果;还有就是在执行任何一项工作时都要求有预算计划。
责任心是职场的杀手锏,是做好工作的第一要素,比任何能力都重要。只要有责任心,80%以上的工作都能得到很好的解决。因为有责任心的人工作会很努力、很认真、很仔细,这样就可以确保工作少出错;因为有责任心的人有组织性,他能够顾全大局、以大局为重,能够服从、协调配合把工作做好,这样就可减少许多工作矛盾,并能发挥团队的作用;因为有责任心的人能够在执行工作前做好周密计划与充分准备,从而把工作做得井井有条;因为有责任心的人为人可靠,能够说到做到,有始有终,承诺过的东西就一定会负责到底,值得信赖,减少你对他的监控与担忧,让你们的协作进入良性循环;因为有责任心的人坚韧,不会一遇到问题就打退堂鼓,而是会想尽一切办法去解决问题(如他们会自发成立技术攻关小组去解决品质技术问题,他们会随时跟踪物料到位状况并依此调整工作安排,他们会重新做工序编排